Relevansi Kanon
486-491
Pentingnya Arsip
Dalam kanon 486-488, KHK 1983, menetapkan persyaratan agar
setiap keuskupan mempunyai arsip tempat penyimpanan naskah-naskah atau surat
resmi menyangkut urusan-urusan keuskupan baik yang bersifat rohani maupun
duniawi. Kano 486,§1 menyatakan dengan tegas hal itu: "Semua dokumen yang
menyangkut keuskupan atau paroki-paroki harus dijaga dengan seksama". Dengan
kata lain, semua arsip keuskupan ataupun arsip perseorangan harus dijaga dan
dipelihara secara baik. Selain arsip keuskupan, kita harus mempunyai suatu
arsip rahasia kuria tempat penyimpanan dokumen atau hal yang lebih sensitif
misalnya perkara kriminal di bidang moral (bdk. kann. 489-490). Salah satu buku
yang dapat menjadi pegangan bagi kita khususnya di kuria keuskupan maupun
tarekat adalah buku "Mengurus Arsip Gereja" (Pegangan untuk arsiparis
keuskupan dan tarekat), editor P. Dr. Piet Go, O'Carm hasil pengolahan
lokakarya yang diselenggarakan oleh Dokpen KWI, diterbitkan oleh Pustaka
Nusatama, 2006. Penjelasan berikut ini merupakan rujukan yuridis sebagai
pendasaran kanonis tentang penyimpanan arsip dalam Gereja Katolik (bdk. Tulisan
P, Kletus Hekong SVD, Lic Iur., "Ketetapan Hukum Kanonik mengenai
arsip-arsip dan arsip rahasia dalam Gereja Katolik", pada pertemuan kanonis Nusra ke-IX, medio
April 2008).
Arsip rahasia dan arsip biasa
Kitab hukum kanonik membedakan arsip yang disimpan di
sekretariat keuskupan atau tarekat ke dalam dua jenis yakni: arsip rahasia dan
arsip biasa. Kodeks menjelaskan pentingnya menyimpan arsip rahasia dalam kanon
489-490 (rinciannya lihat penjelasan di bawah ini). Sedangkan arsip biasa
kodeks tidak menyebutkan secara spesifik, begitu pula untuk arsip
persseorangan. Kodeks hanya memberkan keterangan bahwa Uskup diosesan diberi
kewenangan untuk mengupayakan pengadaan arsip lain (bdk. kan. 491, §1-2).
Dokumen apa saja yang harus disimpan sebagai arsip rahasia
Kodeks 1983 secara rinci menyebutkan dokumen-dokumen yang
harus disimpan dalam arsip atau almari rahasia itu, antara lain:
•1. Dispensasi
dalam tata batin (forum internum) yang bukan sakramen dari halangan nikah
tersembunyi (bdk. kan 1082),
•2. Perkawinan
yang dilangsungkan secara rahasia (bdk. kan 1133),
•3. Dispensasi
dari halangan tahbisan (bdk. kann 1047-1048),
•4. Dekrit
pengeluaran (dismissal) seseorang anggota dari Tarekat (bdk. kan. 700),
•5.
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kehilangan status klerikal melalui
hukuman pemecatan, keputusan pengadilan atau dekrit administratif yang
menyatakan ketakabsahan tahbisan dan dispensasi yang diperoleh melalui reksrip
Takhta Apostolik (bdk. kann 290-293),
•6.
Dokumen-dokumen atau salinan dokumen perkara-perkara kejahatan di bidang
moral (bdk. kan 489, § 2).
Selain almari arsip rahasia, di tiap keuskupan atau tarekat
hendaknya memiliki arsip perseorangan yang memuat pelbagai macam informasi
biografik dan akademik, dokumen penempatan, surat-surat yang dikirim menyangkut
klerus, catatan medis dan psikiatri. Seperti yang sudah dijelaskan di atas
Uskup diosesan memiliki kewenangan untuk mengadakan arsip lain seperti
penyimpan dokumen-dokumen dari Gereja Katedral, Paroki dan Gereja - Gereja
lain. Uskup diosesan dapat juga membuat arsip sejarah yang menyimpan dokumen
yang memiliki nilai historis.
Prosedur pengarsipan
Hal-hal yang menyangkut prosedur (tata cara) pidana harus
disimpan dalam arsip rahasia. Jika suatu tuduhan kejahatan sudah diketahui
Ordinaris, dia wajib melakukan penyelidikan atau investigasi awal baik secara
pribadi maupun lewat orang lain (bdk. kan 1717, §1). Kanon 1719 berbicara soal
akta penyelidikan dan dekrit-dekrit ordinaris yang harus disimpan dalam arsip
rahasia kuria. Kanon ini mengandaikan salinan dokumen penyelidikan yang telah
dilakukan dan kemudian dipelihara secara baik. Misalnya: dokumen tentang
penyelidikan terhadap klerus yang dituduh melakukan pemerkosaan terhadap
anak-anak atau orang dewasa, terhadap siapa saja yang termasuk dalam kategori
ini (sexual abuse dan sexual misconduct: Pedophilia dan Ephebophilia).
Dokumen yang termasuk dalam arsip-arsip umum tidak boleh
dipindahkan kecuali dengan persetujuan Uskup atau moderator kuria bersama
dengan kanselir. Mereka hanya bisa dipindahkan untuk jangka waktu yang singkat
(bdk. kan. 488). Dalam keadaan takhta lowong arsip atau almari rahasia dilarang
untuk dibuka oleh Administrator diosesan, kecuali dalam kasus yang sungguh
darurat (bdk. kan 490, §2)
Prinsip umum pemusnahan dokumen
Semua dokumen dalam arsip-arsip harus disimpan dan tidak
boleh dimusnahkan. Namun kodeks menetapkan pemusnahan beberapa dokumen rahasia.
Dokumen-dokumen rahasia yang harus dimusnahkan adalah dokumen-dokumen perkara
pidana di bidang moral dari orang-orang yang telah meninggal dan yang putusan
pengadilannya sudah lewat sepuluh tahun. Meskipun dokumen-dokumen itu telah
dimusnahkan, ringkasan dari perkara harus tetap dipertahankan bersama dengan
teks keputusan terakhir pengadilan (bdk. kan 489, §2).
Rm. D. Gusti Bagus Kusumawanta. Pr
http://www.mirifica.net/artList.php?kid=23
Tidak ada komentar:
Posting Komentar